Chính sách bảo mật

1. Chúng tôi thu thập dữ liệu gì

• Dữ liệu cơ bản: họ tên / tên doanh nghiệp, mã số thuế (MST), địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, email, Zalo ID của người liên hệ.
• Dữ liệu hoá đơn: hình ảnh/file hóa đơn đầu vào, đầu ra (số hóa đơn, ngày, số tiền, dòng chi tiết hàng hóa, MST bên mua/bán).
• Thông báo của cơ quan thuế mà khách hàng chuyển tiếp cho LAS (ảnh, file hoặc chữ), ví dụ thông báo tiếp nhận, chấp nhận tờ khai: tên, MST, kỳ tính thuế, mã giao dịch, ngày nộp.
• Lịch sử trao đổi qua Zalo OA: tin nhắn, hình ảnh và file khách hàng gửi, cùng tin nhắn LAS trả lời, để hỗ trợ, ghi nhận hóa đơn và kiểm tra khi có sự cố.
• Dữ liệu truy cập website (longansolutions.com): qua Google Analytics và cookie của Google: mã cookie ngẫu nhiên, trang đã xem, nút đã bấm, loại thiết bị và trình duyệt, khu vực gần đúng, nguồn và chiến dịch quảng cáo đưa khách tới trang. LAS không gửi tên, mã số thuế hay dữ liệu hóa đơn cho Google Analytics.
• Mã số thuế (MST) là dữ liệu cá nhân cơ bản (được gộp vào số định danh cá nhân theo Điều 3 NĐ 356/2025/NĐ-CP), không phải dữ liệu nhạy cảm. Danh mục dữ liệu nhạy cảm tại Điều 4 NĐ 356/2025 là danh mục đóng, liệt kê và không bao gồm dữ liệu hóa đơn GTGT.
• Tuy vậy, với khách hàng là cá nhân / hộ kinh doanh, nội dung hàng hóa – dịch vụ trên hóa đơn có thể chạm tới đời sống riêng tư. Vì vậy LAS chủ động áp dụng biện pháp bảo vệ ở mức dành cho dữ liệu nhạy cảm cho toàn bộ dữ liệu hóa đơn, dù về mặt phân loại pháp lý đây không phải dữ liệu nhạy cảm.
• LAS không thu thập CMND/CCCD, số tài khoản – sao kê – thẻ ngân hàng, dữ liệu sinh trắc học, sức khỏe, vị trí, không giữ chữ ký số và không nhận mã OTP của khách hàng.

2. Mục đích xử lý dữ liệu

• Đọc hóa đơn khách hàng cung cấp để tính số liệu thuế và lập tờ khai.
• Đọc thông báo của cơ quan thuế khách hàng chuyển tiếp để ghi nhận tờ khai đã nộp.
• Lập tờ khai thuế kê khai (01/CNKD) và quyết toán thuế cuối năm (02/CNKD-TNCN-QTT), hỗ trợ quy trình kê khai.
• Gửi báo cáo định kỳ, hỗ trợ qua Zalo, và nhắc hạn nộp thuế khi tính năng này được triển khai.
• Liên hệ và chăm sóc khách hàng.
• Thống kê tổng hợp lượt truy cập website và hiệu quả kênh quảng cáo, để biết khách tìm đến LAS từ đâu.

Chúng tôi chỉ sử dụng dữ liệu cho các mục đích đã nêu; không dùng dữ liệu của khách hàng để quảng cáo nhắm mục tiêu, không bán lại và không chia sẻ với bên thứ ba ngoài các bên xử lý nêu tại Mục 3, trừ khi pháp luật yêu cầu.

Mô hình không khai thay: khách hàng tự kiểm tra, tự xác nhận tờ khai bằng phương thức của chính mình (chữ ký số, hoặc mã OTP đối với hộ kinh doanh) và tự nộp tờ khai qua cổng thuế điện tử. LAS không ký số thay, không giữ chữ ký số, không nhận mã OTP và không nộp tờ khai thay khách hàng.

3. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba

Để vận hành dịch vụ, dữ liệu của khách hàng có thể được chuyển tới và xử lý bởi các bên xử lý sau:

Việc chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài được thực hiện theo Điều 20 Luật 91/2025/QH15, trên cơ sở sự đồng ý riêng của khách hàng cho mục đích này và hợp đồng xử lý dữ liệu (DPA/SCCs) ràng buộc trách nhiệm bảo mật của bên nhận. Zalo OA (VNG) và EFY Việt Nam là bên xử lý trong nước.

LAS không sử dụng DeepSeek hay bất kỳ nhà cung cấp AI nào khác ngoài danh sách trên. Toàn bộ xử lý AI chạy trên OpenAI (Mỹ). Danh sách này phản ánh trạng thái hiện hành và sẽ được cập nhật khi có thay đổi.

Cookie trên website: Google Analytics đặt cookie để đếm lượt truy cập. Anh/chị có thể chặn hoặc xóa cookie trong cài đặt trình duyệt, hoặc cài tiện ích chặn Google Analytics (tools.google.com/dlpage/gaoptout); website vẫn dùng được bình thường.

4. Sự đồng ý (Consent)

Khi dùng thử miễn phí kỳ kê khai đầu tiên: trước khi mở kỳ đầu, LAS gửi trên Zalo tóm tắt việc LAS làm, nơi dữ liệu được lưu và xử lý (Nhật Bản, Mỹ), thời gian lưu trữ, cùng đường dẫn tới Chính sách này và Điều khoản sử dụng. Khách hàng đồng ý bằng cách nhắn "ĐỒNG Ý". LAS lưu nội dung đã gửi, câu trả lời và thời điểm trả lời làm bằng chứng. Chưa có câu trả lời này, LAS không mở kỳ đầu và không xử lý hóa đơn nào.

Khi ký hợp đồng dịch vụ: khách hàng ký hợp đồng và mẫu đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân qua EFY-eCONTRACT. Trong bộ hồ sơ ký, khách hàng được yêu cầu đồng ý riêng cho từng mục đích:

• Thu thập dữ liệu để khai thuế;
• Chia sẻ dữ liệu hóa đơn và thông báo của cơ quan thuế với hệ thống AI (OpenAI);
• Chuyển dữ liệu ra nước ngoài (Supabase, Nhật Bản; OpenAI, Mỹ; Vercel, Nhật Bản);
• Liên lạc và nhận hóa đơn qua Zalo (VNG – Việt Nam);
• Ký điện tử qua EFY-eCONTRACT (EFY Việt Nam).

Hợp đồng ký qua EFY-eCONTRACT có nhật ký ký (ai ký, thời điểm) ghi nhận thời điểm và nội dung đồng ý của khách hàng.

Lưu trữ hóa đơn 10 năm: hóa đơn và chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán. Đây là nghĩa vụ của khách hàng với tư cách đơn vị kế toán. LAS lưu hộ khách hàng các dữ liệu này trong thời gian khách hàng sử dụng dịch vụ, và khi ngừng dịch vụ thì bàn giao toàn bộ cho khách hàng. Sau khi bàn giao, LAS xóa theo yêu cầu, chỉ giữ lại phần LAS phải lưu theo quy định của pháp luật (ví dụ hóa đơn dịch vụ LAS xuất cho khách hàng).

Khách hàng có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào bằng cách liên hệ với chúng tôi. Việc rút lại có thể ảnh hưởng tới khả năng cung cấp dịch vụ. Khi rút lại, LAS ngừng xử lý và xóa dữ liệu theo yêu cầu; dữ liệu hóa đơn được bàn giao cho khách hàng trước khi xóa.

5. Quyền của khách hàng

Theo Luật 91/2025/QH15 và NĐ 356/2025/NĐ-CP, khách hàng (chủ thể dữ liệu) có các quyền:

• Quyền được biết dữ liệu nào đang được xử lý.
• Quyền đồng ý / không đồng ý.
• Quyền truy cập, chỉnh sửa dữ liệu không chính xác.
• Quyền yêu cầu xoá dữ liệu (theo các giới hạn lưu trữ pháp lý).
• Quyền xuất (portability) dữ liệu của mình.
• Quyền rút lại sự đồng ý.
• Quyền hạn chế / phản đối việc xử lý dữ liệu.
• Quyền khiếu nại, gửi khiếu nại đến LAS hoặc đến cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Bộ Công an).

Cách thực hiện quyền: liên hệ Zalo OA chính thức của LAS hoặc email nêu tại Mục 8.

LAS xác nhận đã nhận yêu cầu trong 24 giờ; dữ liệu cá nhân được xóa trong 48 giờ theo yêu cầu; dữ liệu hóa đơn được bàn giao cho khách hàng trước khi xóa (xem Mục 4).

6. Thời gian lưu trữ và bảo mật

• Dữ liệu hóa đơn và chứng từ: LAS lưu hộ khách hàng trong thời gian sử dụng dịch vụ; khách hàng là bên phải lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán. Khi ngừng dịch vụ, LAS bàn giao cho khách hàng rồi xóa theo yêu cầu (xem Mục 4).
• Dữ liệu cá nhân khác (số điện thoại, Zalo, email, địa chỉ): lưu trong thời gian hợp đồng có hiệu lực.
• Người liên hệ nhưng không sử dụng dịch vụ (nhắn tin tới Zalo OA của LAS hoặc để lại thông tin trên website): tin nhắn, mã Zalo, tên hiển thị và thông tin liên hệ được tự động xóa sau 12 tháng kể từ lần liên hệ cuối.
• Sau khi chấm dứt hợp đồng: LAS bàn giao dữ liệu hóa đơn đã xử lý và file tờ khai đã lập cho khách hàng; dữ liệu cá nhân khác được xóa trong vòng 48 giờ kể từ khi khách hàng yêu cầu.
• Biện pháp bảo vệ: kiểm soát truy cập, mã hoá đường truyền (HTTPS), phân quyền truy cập ở cấp bản ghi (RLS) trên mọi bảng và kho file, đường dẫn file có chữ ký và thời hạn (signed URL) thay cho đường dẫn công khai, cùng nhật ký truy vết mọi thay đổi.

7. Thông báo vi phạm dữ liệu

Trong trường hợp xảy ra sự cố bảo mật ảnh hưởng tới dữ liệu cá nhân, LAS sẽ thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Bộ Công an) và cho khách hàng bị ảnh hưởng trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện sự cố, theo quy định tại Luật 91/2025/QH15 và NĐ 356/2025/NĐ-CP.

8. Liên hệ và Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân

Long An Solutions, Hộ Kinh Doanh Công Nghệ Thông Tin là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân (data controller) theo Luật 91/2025/QH15. Chủ hộ kinh doanh Phạm Thái Dương chịu trách nhiệm cuối cùng về việc xử lý dữ liệu cá nhân.

• Tên đăng ký: Long An Solutions, Hộ Kinh Doanh Công Nghệ Thông Tin
• Chủ hộ kinh doanh: Phạm Thái Dương · MST: 001088040737
• Địa chỉ: 24 Trần Nhân Tôn

Mọi thắc mắc hoặc yêu cầu về quyền chủ thể dữ liệu (xem, sửa, xóa, xuất dữ liệu, rút lại đồng ý), vui lòng liên hệ qua Zalo OA chính thức hoặc email của Long An Solutions. Chúng tôi xác nhận đã nhận yêu cầu trong vòng 24 giờ.

Điều khoản sử dụng dịch vụ được nêu tại Điều khoản dịch vụ.